blog

March 3, 2021

Share

Brug DCR til at gå fra flade formularer til fleksible forløb

DCR er i gang med at revolutionere markedet for Business Process Management og relaterede felter med en videnskabeligt funderet radikalt anderledes tilgang til digitalisering af processer og process mining. I denne artikel kan du læse om én use case af DCR-teknologien: Agile formularer til fondsansøgninger.

Af Morten Marquard, CEO, DCR Solutions

Offentlige myndigheder og virksomheder er i dialog med borgere og kunder på mange forskellige måder. Klassiske eksempler er ansøgninger sendt af borgere til f.eks. offentlige myndigheder eller fonde. Covid-19 pandemien har også givet nye eksempler, som f.eks. smitteopsporing.

Dialogen starter ofte med en digital formular placeret på virksomhedens eller organisationens hjemmeside. Desværre er de digitale formularer ofte blot digitale kopier af traditionelle ”flade” papirformularer, der i første trin af et sagsbehandlingsforløb forsøger at indsamle alle data, der skal bruges til at gøre forløbet færdigt. Eksempler på sådanne formularer findes blandt andet i blanketsamlingen defineret af Kommunernes Landsforening (KL), der dækker henvendelser som borgere kan rette til kommunen.

Ofte er der mange varianter af forløb og formularer. Hvis borgeren vælger den forkerte formular eller udfylder felter forkert, skal hun typisk starte forfra og udfylde alle felter igen i en anden formular. I KL’s blanketsamling er der f.eks. mere end 30 forskellige blanketter for byggeri og bbr. Hvordan blanketterne indgår i sagsforløbet for en byggeansøgning er bestemt ikke indlysende.

Derudover er formularer og de efterfølgende forløb ikke dokumenteret på samme form og sted, hvis forløbene overhovedet er dokumenteret. Det gør det meget svært at vedligeholde sammenhængen mellem formular og sagsforløb, og der er stor chance for at de med tiden ikke vil passe sammen.

DCR Design og Forms: Formular og forløb i samme værktøj og med få klik

DCR Design og DCR Forms er skræddersyet til at implementere avancerede selvbetjeningsløsninger i. Med DCR Design kan du designe forløb og formularer på samme tid og i det samme værktøj helt uden programmering. Et samlet sagsforløb kan beskrives som en række aktiviteter som udføres af forskellige personer i en sekvens. Man kan frit vælge hvilke aktiviteter i forløbet, der skal være formularer og hvilke der er sagsbehandlingsaktiviteter. Man kan starte traditionelt med en formular, men man kan også midt i sagsforløbet starte en ny dialog med borgeren for at indhente nye informationer.

En formular er også blot et forløb hvor aktiviteter er felter og knapper, hvor man let kan tilføje regler som tænder for nye felter på formularen afhængigt af borgerens valg. Dermed undgår man at skulle programmere regler efter formularen er designet, hvilket koster tid og penge. Du kan teste formular og forløb online og tage dem i brug med et enkelt klik når du er tilfreds. Det kræver ikke at du skal sætte egne servere. Formularen styres af DCR Forms service i skyen som let kan integreres i virksomhedens eller myndighedens hjemmeside, og DCR forløb styres af en anden service, DCR Engine, som enten også kan tilgås i skyen eller indlejres i et sagsbehandlingssystem som det f.eks. er gjort i KMD WorkZone, SBSYS eller Exformatics.

Nedenstående diagram er skabt i DCR portalen og illustrerer et forløb digitaliseret af Exformatics, som tilbyder fonde en løsning der understøtter hele fondenes forløb som let kan konfigureres til fondens unikke behov.

Det første trin (Indsend ansøgning) er helt traditionelt en borgerrettet formular og et eksempel kan findes på Heinrich og Laurine Jessens fond og ses nedenfor.

Mange af de efterfølgende skridt kan også være formularer, nogle rettet internt i fonden (f.eks. Evaluer ansøgning) og andre rettet mod ansøgeren (Send dokumentation).

Kom i gang i dag

Du kan også teste en enkel udgave af formularen hos Henrich og Laurine Jessens fond via dette link.

Indtast din email-adresse, så får du en sikker mail med formular, vedhæftede filer og data.

Ved at anvende samme værktøjer og teknikker til at beskrive og konfigurere forløb og formularer får du den nødvendige fleksibilitet til at justere forløb og formularer, når nye behov opstår og samtidig sikre at de hænger sammen.

Teknologiens robusthed kommer fra mere end 10 års forskning og udvikling i samarbejde med forskere ved Datalogisk institut på Københavns universitet og ved IT Universitetet og dens kvalitet er bevist i løsninger fra KMD, Exformatics og brugerklubben SBSYS.

Hvis du vil prøve at designe formularer og forløb allerede i dag, kan du nemt oprette en gratis profil på DCR Portalen. Vil du ikke lære dig selv, at lave formularer ud fra de eksempler og film, der findes på dcrsolutions.net, så tilbyder DCR et kursus på en dag, som er tilstrækkeligt til, at I kan komme i gang med at designe og integrere formularer i et overordnet sagsforløb. Kursus kan foregå online, eller på en lokation efter jeres valg. Som opfølgning på kurset er der afsat 2 x 1 time spørgsmål-og-svar session, en online session på Teams hvor I kan stille spørgsmål til eksperter som kan hjælpe.